Control de Filiales en el Exterior

Cómo controlar las filiales y no morir en el intento.

La correcta gestión y control de filiales es vital para obtener información fiable que nos permita tomar decisiones correctas en un mundo en permanente cambio.

Nada vamos a descubrir si decimos que la gestión de la empresa es un mundo complejo y para el que se necesita mucha formación y experiencia. Cuando necesitamos gestionar filiales (o grupos de empresas) esta complejidad se multiplica, por lo que la información sobre la que basamos nuestro control y decisiones debe ser precisa, exacta y lo más inmediata posible.

Es ahí donde entendemos está la clave para el control de filiales, en el correcto uso de la información que nos permita no solo inferir cómo va la filial en particular (resultados, cumplimiento de objetivos, previsiones, etc.) sino al grupo de empresas en general. Sabemos que esta información es imprescindible para ayudarnos a tomar decisiones empresariales y financieras que nos permitan mejorar el resultado final.

 

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En el actual entorno competitivo, la internacionalización se configura como uno de los caminos claves para competir con éxito. Las condiciones a las que se enfrentan las empresas han cambiado y, consecuentemente, sus métodos deben adaptarse a dichos cambios. Si bien en Euskadi ya se viene recorriendo este camino desde hace tiempo, durante los últimos años se ha incrementado fuertemente de la mano de nuevas compras, fusiones, o apertura de nuevos mercados.

Como es lógico, a medida que comenzamos a trabajar y vender, tenemos resultados y con ello movimientos, y los problemas de control que estos movimientos conllevan.

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La mayoría de las Pymes desarrollan un plan de negocios comercial basado en producto ventas, resultados, matriz FODA (Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas), pero habitualmente no se realiza un análisis en cuanto a las necesidades de gestión globales de la información generada.

Es entendible que inicialmente lo veamos como un tema del que luego nos ocuparemos, pero si no lo tenemos en cuenta desde el inicio, seguramente nos traerá problemas. Incluso al comienzo nos da la sensación de que alcanza con un Excel mensual con los datos relevantes, pero con el tiempo esta información pasa a ser escasa y difícil de procesar. A la larga, el necesario cambio traerá como consecuencia:

  • Gastos no previstos (p.e.: cambios de herramientas informáticas).
  • Nos damos cuenta de la necesidad de la información cuando pasa algo importante, seguramente con consecuencias negativas. Hasta entonces habremos perdido oportunidades (dinero).
  • Altos costes de unificación de información.
  • Tenemos que cambiar la forma de hacer las cosas. Esto no solamente nos distrae de las labores diarias, sino que nos implica un gran esfuerzo.

Si no lo prevemos, debemos saber que poder obtener información real y temprana de lo que está pasando puede ser muy difícil y que nos encontraremos con varias trabas típicas de este tipo de procesos.

En muchos casos, y luego de bastante trabajo lograremos recibir la información (Por ejemplo, un Excel), y comenzaremos con la tarea ardua y complicada de homogeneizar los datos. Para cuando lo conseguimos, el tiempo transcurrido hace que ya no sea información actual.

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En general, cuando hablamos con las PYMES en esta situación, casi todas coinciden en que:

  • El control de Gestión puede llevarse solo a medias.
  • El Cash Management es difícil.
  • El control presupuestario es ineficaz y tardío.
  • No hay decisiones financieras (decisiones de adelantos de cobros, adelanto de pagos, financiación en ambos sentidos).
  • No se conoce el estado de la compañía hasta cierto tiempo después.
  • Desconocen la posición de efectivo y de deuda bancaria individual y consolidada de las filiales.
  • Les es imposible gestionar correctamente los saldos comerciales intercompany.
  • Tienen necesidad de forecasting, para poder elaborar proyecciones de gran calidad y detalle.
  • Les lleva mucho tiempo de procesamiento de datos para saber cómo se comporta el mercado con los distintos productos.

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Por ello entendemos que lo mejor es tener claro desde el comienzo, y como una tarea más del proceso de internacionalización o adquisición y gestión de un grupo de empresas, qué datos son relevantes para la gestión global (ahora y en el futuro) y de esta manera poder implementar las medidas necesarias para obtenerlos.

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Está claro que los métodos tradicionales han quedado obsoletos si queremos obtener información precisa. Que nos envíen información parcial no es viable y que nos cueste semanas en homogeneizarla tampoco. Siempre como alternativa tenemos la posibilidad de implantar herramientas centralizadas de gestión (tipo SAP), si es que nuestro negocio lo permite.

Sin embargo, desde hace tiempo la aparición de nuevas tecnologías nos está permitiendo hacer cosas que antes solo estaban al alcance de las grandes corporaciones. Si bien Internet ha revolucionado el mundo de las Pymes, desde no hace mucho podemos hablar de empresas realmente interconectadas. La tecnología Cloud ha cambiado el paradigma tecnológico y hoy por hoy es el presente y futuro de las aplicaciones.

Hoy tenemos soluciones informáticas específicas para empresas internacionalizadas o grupo de empresas, que nos permiten:

  • Obtener Información real.
  • Hacerlo en tiempo y forma (en fecha y de forma completa).
  • Reducir drásticamente el trabajo de consolidación de la información (eliminar los procesos de transformación que a día de hoy son necesarios pero improductivos).
  • Automatizar lo máximo posible la consolidación (Homogenización, Agregaciones, eliminaciones, Ajustes, etc.).
  • Obtener beneficios financieros.

 

Y todo ello sin cambiar los sistemas de gestion ya implantados.

 

En definitiva,

  • Poder controlar y gestionar.
  • Tomar el control de las decisiones financieras.

Si generalizamos, estamos hablando de cómo controlar y gestionar eficazmente los recursos de las empresas internacionalizadas o grupo de empresas de cualquier tamaño y sector.

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Lo primero que debemos saber es qué datos necesito y como quiero verlos. Con ello definirémos ciertos criterios que adapten la información actual y, en algunos casos, modifiquen la que generan las filiales (Por ejemplo, si necesito información analítica).

Una vez tengo esto definido, necesito compatibilizar la información que se genera. Y, por último, generar las gráficas o informes para analizar la información.

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Si bien la implantación de herramientas informatizadas es necesario para obtener información real, no necesariamente tiene que ser única para todas las filiales. El mundo real está lejos de ser el ideal. En muchos países la legislación es tan complicada que no usar una herramienta local es temerario, y en otro, directamente, imposible por ley. Con lo que sí debemos contar es con la posibilidad de interconectar la información entre herramientas para no tener que registrar manualmente los movimientos.

La realidad es que tener distintas herramientas de gestión, distintas codificaciones, idioma, moneda, idiosincrasia, distintos asesores, y un gran etc., es lo habitual.

Lo que sí sabemos es que la información de la empresa puede y debe ser centralizada. Hemos aprendido que la forma más simple de abordar TODAS las áreas de la empresa es desde este punto central de información.

Centralizar la información financiera y contable de las distintas empresas, nos permite obtener casi todos los datos que necesitamos para realizar nuestras gestiones corporativas. Por ello es imprescindible contar con toda la tecnología posible como el mejor aliado para nuestro trabajo. Tenemos que lograr, con el mínimo esfuerzo, obtener toda la información necesaria que, hoy por hoy, es algo factible y real. Las distancias ya no son una excusa.

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Este es un ejemplo de un proceso clásico de integración de información: Matriz y 2 filiales, una con más movimientos que la otra.

 

Ya más o menos sabemos lo que creemos que necesitamos. Debemos saber ahora cómo lograrlo.

¿Podemos dotar a cada filial del acceso a un ERP centralizado? Ideal !!!

Si no podemos, hay que buscar herramientas que faciliten esta integración con el menor coste y esfuerzo.

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Es muy importante que puedan realizar la mayor parte del proceso de forma automática, permitiendo a la empresa obtener importantes ahorros en términos de tiempo y/o recursos y minimizando el riesgo de errores.

Lo que debemos considerar son herramientas que permitan:

-Lo básico:

  • Homogeneización la información
    • Plan de cuentas enlazado con los planes de cuentas locales de cada filial.
    • Multilenguaje
    • Multimoneda
  • Agregación, que implica la adición, rúbrica a rúbrica, de los componentes de balance y cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Eliminaciones automáticas de los movimientos intragrupo.

-Los resultados:

  • Obtener todos los informes de gestión requeridos.

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Metiéndonos de lleno con las herramientas, aquí hay muchos puntos a analizar, pero mencionaremos los más destacados (descontando la funcionalidad requerida, que la damos por sobrentendida):

  1. Que sea lo más flexible posible para facilitar las integraciones con la tecnología actual. Imaginemos un escenario donde ya estemos trabajando. Entonces tendremos X sistemas ERP / Contables y, probablemente, una oficina independiente que solo tiene un ordenador y nos reporta mediante informes. Lo que necesitamos es poder recibir toda la información que se genera (y también dejarles datos) y para el que no tienen nada, una interface que les facilite el proceso manual. Convengamos que cuanto más fácil sea la conexión, más rápido tendremos datos para empezar a trabajar (y menos nos costará).
  2. Como estamos hablando de interconectar, hoy la tecnología Cloud es una solución válida, segura y poco costosa. El hardware lo ponen otros, Internet es muy barato, y las aplicaciones se pueden alquilar. La suma de estos modelos de negocios (SaaS, IaaS, PaaS, etc.) hace que plantear un proyecto de unificación de datos no solo sea necesario, sino que además los costes actuales lo vuelven económicamente al alcance de todo el mundo.

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Como dato estadístico tenemos el informe de Gartner (enero de 2014) donde se extrae que el 47% de las CIO encuestados afirman que trasladarán sus sistemas centrales (ERP) a la nube durante los próximo 5 años.

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Me gustaría, como resumen, destacar unos pocos conceptos:

  1. Insistir en la necesidad de tener la información centralizada, habiendo previamente definido correctamente que datos queremos obtener y como los vamos a presentar.
  2. Si bien puede obtener inicialmente con poca tecnología (Excel), hay que tener cuidado porque será muy difícil detectar el momento en que el cambio sea imprescindible. Darnos cuenta tarde será costoso y complejo.
  3. Hoy por hoy la tecnología permite, sin grandes cambios en la forma de trabajo habitual y utilizando herramientas simples, mejorar radicalmente este proceso y hacerlo accesible para las Pymes.

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